Plus encore qu’un déménagement personnel, le déménagement de bureaux d’entreprise demande une organisation minutieuse. Il faut être efficace pour impacter au minimum l’activité commerciale, prendre le temps de ne rien laisser au hasard, et impliquer les salariés afin qu’ils soient à l’aise avec ce changement.
Voici 8 Conseils à Suivre pour Optimiser le Déménagement de Locaux Professionnels
[1] Anticiper le déménagement
Déménager des bureaux est un projet qui doit être pensé plusieurs mois à l’avance. Dès que vous avez pris une décision pour le nouveau site, organisez les détails. Prévoyez un cahier des charges et un calendrier des opérations, afin de pouvoir estimer la charge de travail, planifier vos activités et programmer le jour J.
Définissez la bonne période pour déménager, par exemple le moment de l’été où l’activité est en baisse.
[2] Comparer les devis de déménageurs professionnels
Une fois que vous avez estimé la date du déménagement, contactez les professionnels en tenant compte des différentes options, services et assurances proposées. Tenez compte de tout ce qui doit être déplacé, pas seulement les meubles, mais le matériel informatique, ou tout équipement spécifique à votre activité. Dans tous les cas, assurez-vous que l’entreprise que vous retenez a de l’expérience. Faire confiance à des novices pourrait avoir un impact grave sur vos opérations.
[3] Informez vos employés
Informez au plus vite vos collaborateurs et communiquez autour de cet événement pour que nul ne soit pris au dépourvu et ait le temps de se préparer au déménagement. Un tel changement dérange les habitudes et peut créer de l’angoisse et susciter des questions. Soyez prêt à y répondre et ne négligez pas la préparation au niveau social.
Avertissez aussi les structures concernées dans l’entreprise : CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail), comité d’entreprise …
[4] Nommer un responsable déménagement
Pour bien gérer toutes les opérations logistiques nécessaires, il est recommandé de désigner un responsable du déménagement par service ou par équipe qui sera à la fois un coordinateur et pourra faire remonter les difficultés ou points de blocage auprès du responsable des opérations ou de vous-même.
[5] Gérer les formalités administratives
Pour limiter l’impact sur l’activité de votre entreprise, procédez rapidement au changement d’adresse et redirection du courrier, à la mise en service des lignes téléphoniques et de la connexion internet dans vos nouveaux locaux.
N’oubliez pas de modifier l’adresse et vos contacts téléphoniques, si nécessaire, sur vos documents et cartes de visites, et prévenez fournisseurs, clients et partenaires sans en oublier aucun.
[6] Faire un plan
Dans les nouveaux locaux, afin d’en faciliter l’appropriation, prévoyez un plan indiquant bien les emplacements des différents services : cela vous facilitera l’emménagement, par example avec un étiquetage de différentes couleurs pour les zones ou des numéros de bureau. Ce plan servira de référence pour que le mobilier et les cartons soient placés au bon endroit.
[7] Faire le ménage dans vos anciens locaux
Une fois que vos anciens locaux sont vides, vous pouvez organiser le ménage approfondi et procéder à l’état des lieux de sortie.
Vous pouvez au choix confier le ménage des locaux à vos employés de ménage habituels ou à des entreprises de nettoyage équipées d’un matériel professionnel performant, qui sont au fait des conditions de restitution d’un local professionnel et des règles de sécurité.
[8] Gérer l’aménagement des nouveaux locaux
Déménager, cela peut aussi être l’occasion d’optimiser l’espace et le design des nouveaux bureaux. Vous pourrez ainsi trouver des équipements plus adaptés ou plus pratiques, ou du mobilier plus ergonomique.
Le déménagement de locaux professionnels n’est pas plus compliqué qu’un changement de résidence, mais nécessite une planification plus précise car il a une incidence sur de nombreuses personnes. Le mot d’ordre : pas de précipitation.
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