Organisation et formalités d’un déménagement d’entreprise

Un déménagement d’entreprise est beaucoup plus compliqué et requiert beaucoup plus de préparations que le déménagement d’un particulier. La taille des locaux et le nombre d’employés sont deux facteurs déterminants de cette étape importante dans la vie d’une entreprise.

Déménagement d’entreprise – organisation

L’organisation d’un tel déménagement doit être planifiée très précisément afin de ne pas ralentir le bon fonctionnement de votre entreprise.

• Constituez un comité de pilotage et une équipe de déménagement avec un agenda des tâches extrêmement précis en faisant si possible appel au volontariat.
• Faites un audit des nouveaux locaux afin de déterminer les travaux et aménagements à effectuer.
• Consultez et préparez les salariés à cette étape décisive.
• Prévoyez un budget.
• Donnez votre préavis (3 à 6 mois selon votre bail).
• Établissez un cahier des charges déterminant vos besoins actuels de même que vos besoins futurs.
• Prévoyez de déménager lors des vacances ou en période creuse afin de minimiser l’impact financier dû au ralentissement certain de vos activités durant cette transition.
• En outre, un déménagement d’entreprise peut être une très bonne raison pour archiver (prévoyez du temps avant le départ).

Le mieux afin de ne rien laisser au hasard est d’avoir une checklist. Votre comité de pilotage et l’équipe dédiée au déménagement pourront à tout moment évaluer l’avancement du projet.

Déménagement d’entreprise – les employés

Concernant vos employés, ne négligez pas l’impact qu’un tel changement peut avoir dans leur vie de tous les jours. Certains devront changer leur méthode de transport ou déterminer le nouvel itinéraire, prévoir un changement de trajet pour l’école des enfants, etc.

Certains devront peut-être même prévoir de déménager eux aussi.

Les avertir suffisamment à l’avance donnera à vos employés le temps nécessaire aux ajustements et un sentiment d’inclusion dans les affaires de l’entreprise (et donnera du courage et de la motivation).

Déménagement d’entreprise – formalités

En cas de transfert du siège social (nouvel onglet), certaines démarches légales sont impératives, notamment :

• La modification des statuts de l’entreprise, telle que prévue par la loi (nouvel onglet) n° 66-537 du 24 juillet 1966 et par le décret n° 67-236 du 23 mars 1967.
• La publication des changements dans un journal d’annonces légales.
• Pour transfert de siège social et tout autre déménagement : changement d’adresse au registre Kbis, l’URSSAF, la sécurité sociale, etc.
• Faites une campagne de communication afin de prévenir vos fournisseurs, partenaires, sous-traitants, etc.
• Planifiez l’ouverture de lignes téléphoniques et internet.
• Avertissez votre imprimeur le plus à l’avance possible afin de réimprimer votre papier à en-tête, factures, brochures et tous documents comportant vos nom, adresse et coordonnées.

Plusieurs raisons peuvent causer un déménagement d’entreprise : agrandissement, fusion et acquisition, entre autres. Pour ce genre de projet, faites appel à une société de déménagement d’entreprise.

La taille de votre entreprise sera déterminante afin de ne considérer que les sociétés de déménagement ayant une flotte de véhicules et une main-d’œuvre qualifiée et adaptées à vos besoins.

Déménagements Jumeau est spécialiste du déménagement depuis et vers la France et le monde entier. Forts d’une expérience de plusieurs décennies, nous offrons un service à la mesure de vos besoins et de votre budget.

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